Première participation d'une PME à une foire, exposition, salon à l'étranger

L'Agence Wallonne à l'Exportation (AWEX) soutient l'effort de prospection et de développement de marchés à l'exportation de la part de PME wallonnes par l'octroi d'aides financières lorsqu'elles exposent, pour la 1ère fois, des produits ou des services prestés de facture wallonne à un salon professionnel d'envergure internationale se déroulant à l'étranger.

1. Sommaire
2. Incompatibilités de l'aide
3. Date limite pour
4. Restrictions de localisation
5. Restrictions sectorielles
6. Restrictions d'envergure
7. Autres restrictions
8. Montant de l'aide
9. Dépenses éligibles
10. Procédure de demande
11. Divers
12. Adresse à contacter

Section 1. Sommaire

L'Agence Wallonne à l'Exportation (AWEX) soutient l'effort de prospection et de développement de marchés à l'exportation de la part de PME wallonnes par l'octroi d'aides financières lorsqu'elles exposent, pour la 1ère fois, des produits ou des services prestés de facture wallonne à un salon professionnel d'envergure internationale se déroulant à l'étranger.

Section 2. Incompatibilités de l'aide

Cette aide est spécifique et complémentaire aux interventions de l'AWEX pour la participation individuelle à des salons professionnels à vocation internationale se déroulant à l'étranger mais elle ne peut être cumulée avec celle-ci pour la même manifestation.

Section 3. Date limite pour l'introduction des demandes

La demande d'intervention doit être adressée soit par courrier postal, soit par l'envoi d'un formulaire électronique disponible sur le site de l'AWEX au moins
1 mois avant l'ouverture de la foire, de l'exposition ou du salon visé.
Sur base d'un dossier complet de demande, l'AWEX procède au calcul de l'intervention à laquelle l'entreprise peut prétendre et lui adresse par écrit une promesse d'intervention.

Section 4. Restrictions de localisation

Peuvent bénéficier de cette aide, toutes les entreprises ayant leur siège d'exploitation en région wallonne.

Section 5. Restrictions sectorielles

Cette aide est accordée aux entreprises productrices de biens ou prestataires de services.
Sont exclus: les traders non-fabricants et les sociétés non-productrices commercialisant principalement des produits, équipements et/ou services ne relevant pas d'entreprises wallonnes.

Section 6. Restrictions d'envergure

L'aide est accordée à toute PME wallonne dont:

a) le nombre de travailleurs occupés par l'entreprise est inférieur ou égal, en moyenne annuelle, à 250 personnes;
b) soit le chiffre d'affaires annuel, hors taxe sur la valeur ajoutée, est inférieur ou égal à 40.000.000 euros, soit le total du bilan annuel est inférieur à 27.000.000 euros;
c) le critère d'indépendance financière est respecté.

Est considérée comme indépendante, l'entreprise qui n'est pas détenue à hauteur de 25% ou plus du capital ou des droits de vote par une entreprise ou conjointement par plusieurs entreprises ne correspondant pas à la définition de PME.

Ce seuil peut être dépassé dans 2 cas:

1. si l'entreprise est détenue par des sociétés publiques de participation, des sociétés de capital à risque ou des investisseurs institutionnels et à la condition que ceux-ci n'exercent, à titre individuel ou conjointement, aucun contrôle sur l'entreprise;
2. s'il résulte de la dispersion du capital, qu'il est impossible de savoir qui le détient et que l'entreprise déclare qu'elle peut légitimement présumer ne pas être détenue à 25% ou plus par une entreprise ou conjointement par plusieurs entreprises qui ne correspondent pas à la définition de PME selon le cas.

Section 7. Autres restrictions

1. Seule la 1ère participation à une foire, exposition ou salon donné à l'étranger est subsidiable.
2. Il doit s'agir de manifestations de renommée et caractère internationaux reconnus. Il est préférable que les entreprises s'informent auprès de l'AWEX avant de participer afin de savoir si les critères de subsidiation sont rencontrés. 
3. L'entreprise doit exposer sous son nom propre et envoyer son propre délégué pendant toute la durée de la manifestation concernée, pour la représenter et gérer le stand. La présence sur le stand ne peut être déléguée au représentant ou à l'agent local éventuel de l'entreprise wallonne.
4. Ne peuvent être subsidiés que les stands de 6m² minimum et 50m² maximum.

Section 8. Montant de l'aide

L'intervention financière de l'AWEX est fixée à 50% maximum du budget éligible admis.

Section 9. Dépenses éligibles

L'intervention financière de l'AWEX couvre partiellement les frais relatifs à une 1ère participation à une manifestation donnée à l'étranger tels que:

• les coûts de location et de mise en place d'un stand aménagé;
• les coûts de gestion du stand, tels que frais, honoraires d'hôtesse et d'interprète;
• les frais de voyage et de séjour sur place d'un délégué à l'occasion de la manifestation, qui font l'objet de forfaits.

Section 10. Procédure de demande

La demande doit être introduite à l'AWEX soit par courrier postal, soit par l'envoi d'un formulaire électronique disponible sur le site de l'AWEX comportant les données et documents suivants:

a) la dénomination de l'entreprise, sa forme juridique, son siège et son n° de TVA;
b) la surface réservée ainsi que le prix de location par m², hors TVA;
c) une photocopie de la facture de réservation qui lui a été adressée par les organisateurs ou à défaut, une photocopie de la demande de participation adressée aux organisateurs de la foire;
d) le budget des coûts complémentaires, tels que les frais de mise en place d'un stand aménagé; coûts de gestion du stand et prestations éventuelles d'une hôtesse-interprète; budgets forfaitarisés pour le déplacement d'un délégué;
e) une déclaration de préférence sur papier à en-tête de la société signée de la personne habilitée, d'après les statuts, à engager la société et formulée selon le texte qui porte reconnaissance, acceptation et engagement à respecter et appliquer les dispositions du règlement CE n° 70/2001 du 12.01.2001.

L'AWEX accuse réception de la demande et sollicite, le cas échéant, les renseignements complémentaires nécessaires. Ceux-ci doivent être fournis à l'AWEX au plus tard pour la date d'ouverture de la manifestation.

Dans toute demande d'intervention qu'elle introduit à l'AWEX, l'entreprise doit faire référence à la présente Notice et au Règlement PME CE n° 70/2001 de la Commission européenne. L'entreprise s'engage ainsi explicitement à en respecter et à s'en voir appliquer leurs dispositions.

Si l'entreprise wallonne ne parvient pas à obtenir un stand individuel mais se voit obligée de partager un stand avec d'autres participants, elle peut néanmoins introduire une demande d'intervention.

Dans ce cas, l'entreprise doit fournir, en plus les documents suivants:

1. une photocopie de sa demande d'emplacement de stand ainsi que la réponse des organisateurs dont il ressort qu'aucun stand ne peut lui être accordé;
2. une attestation de l'entreprise qui a donné en sous-location une partie du stand avec indication du nombre de m² occupés par la requérante;
3. une facture adressée à l'entreprise et mentionnant le montant dû;
4. la preuve de paiement de la facture (l'avis de débit de la banque ou de la poste est requis).

Section 11. Divers

* Liquidation de l'intervention

Les paiements sont exécutés par l'AWEX de la manière suivante:

a. 50% de la somme prévue, à titre d'acompte, dès réception d'une déclaration de créance du demandeur appuyée des preuves de l'engagement irréversible de l'initiative pour laquelle une décision d'octroi a été notifiée; telle que la preuve de la confirmation de l'emplacement du stand par l'organisateur de la manifestation, ressortant de la facture totale de location ou de la facture portant sur l'acompte à valoir sur la facturation finale;
b. le solde, sur base d'une déclaration de créance accompagnée des documents justificatifs indiquant que l'initiative a été effectivement accomplie; les pièces justificatives doivent couvrir également les dépenses correspondant à l'acompte liquidé.

L'initiative est considérée comme étant "effectivement accomplie" aux 2 conditions suivantes:

1. le versement à l'organisateur de la manifestation de l'acompte pour le stand ou même du règlement de la facture totale de location, la participation a été effective;
2. le délégué de l'entreprise wallonne s'est rendu sur place et a géré le stand pendant la durée de la manifestation.

Les pièces justificatives requises pour la liquidation du solde sont:

a) la facture de location d'emplacement du stand adressée par les organisateurs, si elle n'a pas été fournie lors de l'introduction de la demande;
b) les factures ou reçus relatifs aux frais d'aménagement du stand, de gestion du stand, des prestations de l'hôtesse;
c) la (les) facture(s) relative(s) au déplacement et séjour à l'étranger du délégué de l'entreprise wallonne;
d) la preuve de paiement de ces factures.

En cas de transfert bancaire, le virement ne suffit pas: l'avis de débit de la banque ou de la poste est exigé.
En cas de règlement sur place (par chèque, par exemple), un reçu détaillé est exigé;

e) une déclaration de créance sur papier à en-tête de l'entreprise (dénomination + forme de société éventuelle + adresse), registre de commerce (ville, numéro);
f) un rapport concernant les résultats commerciaux de la participation;
g) une déclaration sur papier à en-tête de l'entreprise mentionnant sur l'honneur que les produits exposés et/ou les services présentés sont de facture wallonne.

Afin de faciliter les opérations de paiement, ces pièces justificatives sont transmises par le bénéficiaire, dans les 2 mois qui suivent la réalisation de l'initiative.

* Contrôle

L'AWEX vérifie si les conditions annoncées de participation à la manifestation sont bien respectées.

Section 12. Adresse à contacter

* Agence Wallonne à l'Exportation (AWEX)
Place Sainctelette, 2
1080 BRUXELLES
Tél.: 02/421.85.42
02/421.85.79
Fax: 02/421.83.99
E-mail: c.lambrechts@awex.wallonie.be
p.dewael@awex.wallonie.be
http://www.awex.be

* Centres régionaux de l'AWEX